Servizio PrivacyLog — contratto di licenza in modalità software as a service
Versione 2.0 — in vigore dal 1° settembre 2026
Le presenti Condizioni Generali si applicano a tutti i contratti relativi al servizio PrivacyLog. Sono parte integrante del contratto anche l'Atto di designazione a Responsabile del trattamento e il Modulo d'ordine sottoscritto dal Cliente.
Il rapporto è disciplinato, in ordine di prevalenza decrescente, da: il Modulo d'ordine e le eventuali condizioni particolari ivi contenute; le presenti Condizioni Generali; l'Atto di designazione a Responsabile del trattamento; la documentazione tecnica del Servizio pubblicata dal Fornitore.
Il Cliente dichiara di aver preso visione di tutti i documenti sopra indicati, disponibili in ogni momento su https://www.privacylog.it, e di accettarli integralmente.
Il Fornitore concede al Cliente, a titolo oneroso, la licenza d'uso non esclusiva del Servizio ed eroga le prestazioni accessorie di installazione, manutenzione e assistenza previste dal piano sottoscritto.
Il Servizio raccoglie, centralizza, conserva e rende consultabili gli eventi di accesso logico ai sistemi indicati dal Cliente — accesso, tentativo di accesso e disconnessione — al fine di supportare gli adempimenti tecnici previsti dal Provvedimento. L'architettura si compone di:
Le registrazioni sono conservate su infrastruttura sottratta alla disponibilità esclusiva degli Amministratori di Sistema del Cliente sottoposti a monitoraggio, in coerenza con la finalità di controllo perseguita dal Provvedimento.
Il Servizio non registra l'attività interattiva degli Amministratori di Sistema, quali comandi impartiti o transazioni eseguite, in coerenza con i chiarimenti resi dal Garante.
Il Servizio costituisce uno strumento tecnico a supporto degli adempimenti del Cliente. Non sostituisce né esaurisce gli obblighi organizzativi che il Provvedimento pone in capo al titolare del trattamento, tra cui l'individuazione e la designazione individuale degli Amministratori di Sistema, la definizione degli ambiti di operatività, l'informativa agli interessati e la verifica annuale dell'operato, che restano di esclusiva competenza del Cliente.
Il Fornitore non presta consulenza legale e non garantisce che il solo utilizzo del Servizio determini la conformità complessiva del Cliente alla normativa applicabile.
Il contratto si conclude, alternativamente, con la sottoscrizione del Modulo d'ordine da parte del Cliente e la relativa accettazione da parte del Fornitore, oppure con il completamento della procedura di acquisto online e l'autorizzazione del pagamento da parte del prestatore di servizi di pagamento. Il Fornitore invia conferma d'ordine all'indirizzo email indicato dal Cliente.
Il Cliente dichiara di agire nell'esercizio della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale. Il Servizio non è destinato ai consumatori ai sensi del D.Lgs. 206/2005 e non trova pertanto applicazione la disciplina del diritto di recesso ivi prevista.
L'attivazione avviene di norma entro un giorno lavorativo dalla conferma del pagamento o dall'accettazione dell'ordine. Il Fornitore trasmette le credenziali di accesso alla Dashboard e le istruzioni per l'installazione degli Agent e del Collector Interno.
L'installazione assistita, ove prevista dal piano, è remunerata dal corrispettivo una tantum indicato nel Modulo d'ordine. Il Cliente garantisce la disponibilità dei requisiti tecnici minimi indicati nella documentazione, degli accessi necessari e delle regole di rete richieste per la comunicazione tra i componenti.
Il Fornitore concede al Cliente una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile, limitata alla durata del contratto e al numero di Dispositivi previsto dal piano sottoscritto, per finalità interne all'organizzazione del Cliente.
È fatto divieto al Cliente di: cedere, rivendere, noleggiare o mettere altrimenti a disposizione di terzi il Servizio o le credenziali di accesso; decompilare, disassemblare o sottoporre a reverse engineering i componenti software, salvi i casi inderogabilmente consentiti dalla legge; rimuovere o alterare i segni distintivi; utilizzare il Servizio per finalità illecite o in violazione dei diritti di terzi.
Il superamento del numero di Dispositivi previsto dal piano comporta l'applicazione del corrispettivo per i Dispositivi eccedenti, secondo il listino in vigore, previa comunicazione al Cliente.
Il Servizio, i componenti software, la documentazione, i marchi e ogni altro elemento distintivo restano di titolarità esclusiva del Fornitore o dei rispettivi aventi diritto. Il contratto non trasferisce al Cliente alcun diritto di proprietà intellettuale, ma unicamente il diritto d'uso descritto all'art. 7.
I dati e le registrazioni raccolte restano di esclusiva titolarità del Cliente. Il Fornitore non acquisisce su di essi alcun diritto e li tratta esclusivamente secondo quanto previsto dall'Atto di designazione a Responsabile del trattamento.
Il canone e gli eventuali corrispettivi una tantum sono indicati nel Modulo d'ordine o, per gli acquisti online, nel riepilogo d'ordine. I prezzi sono espressi in euro e si intendono al netto dell'IVA, applicata nella misura di legge.
Il canone è dovuto anticipatamente per l'intero periodo di riferimento. Il pagamento avviene con le modalità indicate nel Modulo d'ordine oppure, per gli acquisti online, tramite i circuiti di pagamento resi disponibili sul sito. La fattura elettronica è trasmessa tramite Sistema di Interscambio ai dati di fatturazione indicati dal Cliente, che ne garantisce la correttezza e l'aggiornamento.
In caso di ritardato pagamento decorrono gli interessi moratori nella misura prevista dal D.Lgs. 231/2002, fermo quanto previsto all'art. 15.
Il contratto ha durata di dodici mesi a decorrere dalla data di attivazione del Servizio.
Alla scadenza il contratto si rinnova tacitamente per periodi successivi di dodici mesi, salvo disdetta. La disdetta è comunicata dall'una o dall'altra parte con un preavviso di almeno 30 giorni rispetto alla scadenza, a mezzo posta elettronica certificata o email agli indirizzi indicati all'art. 22, e non comporta oneri di alcun tipo.
Per i piani con fatturazione mensile, la durata e il rinnovo seguono la periodicità mensile con preavviso di disdetta di 30 giorni; l'adeguamento di cui all'art. 11 è applicato su base annuale.
A ciascun rinnovo il canone è automaticamente adeguato nella misura del 100% della variazione dell'indice nazionale dei prezzi al consumo per le famiglie di operai e impiegati (indice FOI al netto dei tabacchi) pubblicato dall'ISTAT, rilevata tra il mese antecedente la scadenza e lo stesso mese dell'anno precedente.
L'adeguamento opera esclusivamente in aumento: in caso di variazione negativa o nulla il canone resta invariato. L'adeguamento non richiede comunicazione preventiva e ne è data evidenza nella prima fattura del periodo rinnovato. Qualora l'indice cessi di essere pubblicato o venga sostituito, si applica l'indice che ne assume le funzioni.
Il Fornitore può variare il canone in misura ulteriore rispetto all'adeguamento di cui all'art. 11, dandone comunicazione scritta al Cliente con un preavviso di almeno 60 giorni rispetto alla scadenza in corso. In tal caso il Cliente può recedere senza oneri entro 30 giorni dalla comunicazione, con effetto dalla scadenza; in mancanza, la variazione si intende accettata e si applica dal rinnovo successivo.
Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la continuità del Servizio e si impegna a ripristinarne la disponibilità nel minor tempo possibile in caso di malfunzionamento.
Sono esclusi dal computo dell'indisponibilità: gli interventi di manutenzione programmata, comunicati con congruo preavviso e svolti di norma in fascia notturna o festiva; le interruzioni dovute a cause non imputabili al Fornitore, tra cui malfunzionamenti della rete del Cliente, dei suoi sistemi o della connettività; le sospensioni previste all'art. 15.
L'assistenza è erogata via email e telefono nei giorni lavorativi in orario d'ufficio, secondo quanto previsto dal piano sottoscritto.
Il Fornitore può sospendere il Servizio, previa comunicazione al Cliente, in caso di: mancato pagamento del canone decorsi 15 giorni dalla scadenza e dal relativo sollecito; utilizzo del Servizio in violazione di legge o delle presenti Condizioni; necessità di intervenire per ragioni di sicurezza dell'infrastruttura.
Durante la sospensione le registrazioni già raccolte sono conservate e il canone resta dovuto. Il Servizio è riattivato entro un giorno lavorativo dal venir meno della causa. Il perdurare del mancato pagamento oltre 60 giorni costituisce grave inadempimento e legittima la risoluzione ai sensi dell'art. 1456 c.c.
In relazione ai dati personali contenuti nelle registrazioni raccolte, il Cliente agisce quale Titolare del trattamento e il Fornitore quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
La disciplina di dettaglio — istruzioni, misure di sicurezza, sub-responsabili, gestione delle violazioni, audit, restituzione e cancellazione dei dati — è contenuta nell'Atto di designazione a Responsabile del trattamento, che costituisce parte integrante del presente contratto ed è consultabile in ogni momento all'indirizzo:
https://www.privacylog.it/incarico-responsabile.php
L'atto è redatto in forma scritta in formato elettronico ai sensi dell'art. 28, paragrafo 9, del Regolamento e si intende accettato con la sottoscrizione del Modulo d'ordine o con il completamento dell'acquisto online. Il Cliente può in ogni momento richiedere copia dell'atto in formato PDF scrivendo a privacy@privacylog.it.
Per i dati trattati attraverso il sito web e per la gestione del rapporto contrattuale il Fornitore agisce quale titolare autonomo, come descritto nella Privacy Policy.
Le registrazioni sono conservate per il periodo di retention previsto dal piano sottoscritto e comunque non inferiore a sei mesi, come richiesto dal Provvedimento. Le registrazioni eccedenti il periodo di retention sono cancellate automaticamente.
Il Cliente può esportare in qualsiasi momento le registrazioni dalla Dashboard. Alla cessazione del contratto si applicano i termini di restituzione e cancellazione previsti dall'Atto di designazione a Responsabile.
Ciascuna parte si impegna a mantenere riservate le informazioni tecniche, commerciali e organizzative dell'altra di cui venga a conoscenza in esecuzione del contratto, a non divulgarle a terzi e a utilizzarle esclusivamente per le finalità contrattuali. L'obbligo permane per cinque anni dalla cessazione del rapporto.
Il Fornitore risponde dei danni diretti imputabili a propria colpa nei limiti dell'importo dei corrispettivi corrisposti dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento. È esclusa la responsabilità per danni indiretti, mancato guadagno, perdita di opportunità commerciali o pregiudizi reputazionali.
Nessuna limitazione opera in caso di dolo o colpa grave, di danni alla persona e negli altri casi in cui la legge non ne consente l'esclusione, ivi compresa la responsabilità prevista dall'art. 82 del Regolamento (UE) 2016/679.
Il Fornitore non risponde delle conseguenze derivanti da: errata o incompleta indicazione dei sistemi da sottoporre a raccolta; inadempimento degli obblighi organizzativi che restano in capo al Cliente ai sensi dell'art. 4; utilizzo del Servizio difforme dalla documentazione tecnica.
Nessuna parte risponde dell'inadempimento dovuto a eventi imprevedibili e inevitabili estranei alla propria sfera di controllo, tra cui provvedimenti dell'autorità, interruzioni prolungate delle reti di comunicazione elettronica o dell'energia elettrica, eventi naturali di eccezionale gravità. La parte impedita ne dà comunicazione tempestiva all'altra.
Il Fornitore può modificare le presenti Condizioni Generali dandone comunicazione al Cliente con un preavviso di almeno 30 giorni. Le modifiche si applicano a decorrere dal primo rinnovo successivo alla comunicazione. Qualora la modifica risulti sfavorevole al Cliente, questi può recedere senza oneri entro 30 giorni dalla comunicazione.
Ogni versione è pubblicata su questa pagina con numero e data di entrata in vigore. Le versioni precedenti sono conservate dal Fornitore e rese disponibili su richiesta, con indicazione del periodo di rispettiva vigenza.
Le comunicazioni relative al contratto sono validamente effettuate agli indirizzi indicati nel Modulo d'ordine. Per il Fornitore: Systema Consulting S.r.l., Via Carlo Arturo Jemolo, 303 – 00156 Roma — info@privacylog.it — tel. 06 41229361. Le variazioni di indirizzo sono efficaci dalla ricezione della relativa comunicazione.
Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cedere il contratto nell'ambito di operazioni societarie straordinarie, dandone comunicazione al Cliente, che in tal caso può recedere senza oneri entro 30 giorni.
Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Roma, salvo diversa previsione inderogabile di legge.
Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente approva specificamente le seguenti clausole: art. 7 (limiti della licenza d'uso e divieti), art. 10 (tacito rinnovo e termini di disdetta), art. 11 (adeguamento automatico del canone all'indice ISTAT), art. 12 (variazioni di listino), art. 15 (facoltà di sospensione del Servizio e clausola risolutiva espressa), art. 19 (limitazione di responsabilità), art. 21 (facoltà di modifica unilaterale delle Condizioni Generali), art. 23 (cessione del contratto), art. 24 (foro convenzionale esclusivo).
L'approvazione specifica è resa mediante distinta sottoscrizione nel Modulo d'ordine ovvero, per gli acquisti online, mediante apposita e separata dichiarazione di accettazione nella procedura di acquisto.
Consulta anche l'Atto di designazione a Responsabile del trattamento, la Privacy Policy e la Cookie Policy.